¡A trocitos!

Hace poco nos informaban por correo electrónico que nos cambiábamos de planta, lo que suponía que debíamos trasladar tanto nuestros objetos de escritorio como los materiales que guardamos. Para tal efecto pusieron a nuestra disposición una serie de cajas de diferentes tamaños que debíamos llenar, precintar, marcar y colocar en una ubicación determinada.

Como soy una persona disciplinada me pongo enseguida manos a la obra y en aras de destinar el menor tiempo posible elijo entre los contenedores aquéllos de mayor tamaño. Llenarlos fue relativamente rápido, la sorpresa vino a la hora de tenerlos que mover, debido a su carga manipularlos resultó costoso e incluso una de las cajas se desfondó con las imaginables consecuencias.

Esto mismo nos puede pasar cuando abordamos el diseño de una acción formativa de cierta dimensión o complejidad. De cara a implementarla lo antes posible tendemos a agrupar gran cantidad de contenidos en una sola sesión (ya sea presencial, eLearning, de uno o varios días...) con el riesgo de que después sea muy difícil de manejar e incluso de que se "desfonde" dificultando así conseguir nuestro objetivo.

La mejor forma de comerse un elefante es a trocitos, así que cuando tengamos que preparar una acción formativa cuyos contenidos sean amplios, o que supongan un cambio importante lo mejor es que la dividamos en varias partes que podemos implementar en diferentes formatos (webinars, talleres, píldoras eLearning...)

Algunos de los beneficios que obtendremos:

1. Mejor asimilación de los conceptos.
2. Podemos trabajar mejor la resistencia al cambio dado que plantearemos varios cambios menores en lugar de un solo big bang.
3. Con las mismas horas lectivas distribuidas en una mayor franja temporal provocaremos que el alumno esté más tiempo conectado con su aprendizaje y proceso de cambio.
4. Dispondremos de más oportunidades para llamar a la acción, dar feedback y detectar y corregir desviaciones.

En definitiva, tal vez tardemos algo más en poner un semáforo verde al punto Formación del power point del proyecto, si bien tendremos más posibilidades de ponerlo al de la implantación.

Despegue, vuelo, aterrizaje

Uno de los principales retos de cualquier acción formativa, es que aquello que se ha trabajado en el aula se acabe apicando en el día a día. Si bien la famosa resistencia al cambio es una de las variables que más influyen en ello, también es cierto que las acciones formativas que diseñamos no siempre son las mejores para vencerla. Hoy os presento una estructura de acción formativa que facilita esta misión: Despeguar-Volar-Aterrizar.

En primer lugar necesitamos despegar, con ello me refiero a entrar en contacto con el punto real en el que nos hallamos en el momento de la formación, valorar el GAP real entre éste y nuestro punto de destino y comenzar a dejar atrás aquello que precisamos cambiar.

Para ello podemos hacer un ejercicio en el que los participantes tengan que efectuar la tarea/habilidad en cuestión del mismo modo en que lo hacen ahora, por ejemplo, si estamos en un contexto de técnica de venta hacer un role play sobre una entrevista comercial. Tras el ejercicio comentaremos cuáles son las dificultades o limitaciones del modo de proceder acutal.

Tras el despegue viene el vuelo, esto es separarnos de lo que veníamos haciendo para sustituirlo por el nuevo proceso o metodología. Conocerlo, asimilarlo y practicarlo.

Para ello podemos presentar nuestro modelo apalancándonos en las dificultades del procedimiento actual comentadas por el grupo que serán solventadas o reducidas por el nuevo, y a partir de aquí realizar una práctica a poder ser desligada a su entorno habitual. Por ejemplo, que nos vendan algo que no tenga nada que ver con los productos que comercialicen habitualmente siguiendo el nuevo esquema de actuación. El hecho de desligarlas aquí de su contexto estándar es para facilitar que ejecuten las nuevas acciones y no tiendan a replicar lo que ya venían haciendo.

Finalmente, tenemos que aterrizar lo trabajado a su entorno real. Para ello podemos proponer dos tipos de actividades. En primer lugar abrir el debate sobre qué ha sucedido en la práctica anterior y cómo trasladar ese proceder a su día a día, y tras ello proponer una nueva práctica, ahora sí, contextualizada cien por cien en el entorno en el que lo trabajado será aplicado.

Escuchar, escuchar y, sobre todo, escuchar

Revisando apuntes sobre coaching me encontré con una clasificiación de los tipos de escucha y enseguida conecté con la importacia que esta herramienta tiene cuando estamos liderando un grupo de formación.

Básicamente describe tres niveles de escucha:

El primer nivel de escucha se refiere a centrar nuestra atención a esa voz que nos habla desde dentro, que suele coincidir con la nuestra y que sule decirnos cosas super interesantes. Como seguramente estarás pensando, este nivel puede ser de gran utilidad para aquéllos que se dedican a esta profesión para alimentar su ego, pero si tu objetivo es otro es necesario evitarlo.

El segundo nivel , escuchar las palabras del otro. Este tipo de escucha es algo más funcional que el anterior y consiste en centrarnos en lo que están diciendo los participantes, esto es, exclusivamente en su lenguaje verbal.

El tercer nivel es escuchar al grupo con todos los sentidos, no sólo lo verbal o lo más evidente de lo no verbal (tono, gestos...) se trata de captar también lo que dicen los silencios, el tipo de energía que hay en la sala ("buen rollo", expectación, conflicto...)... 

Debo reconocer que suena esotérico y que cuando oí hablar por primera vez de este nivel (seguramente estaba en el segundo) fui bastante escéptico. Tiempo después me atrevo a escribir que el adoptar este tipo de  escucha es una de las herramientas más útiles de las que disponemos en la sala y que su práctica tiene que ver con nuestra actitud y con abrir completamente nuestra mente además de los oídos y resto de sentidos.

PS. Escuches desde el nivel dos o desde el tres actúa en función de lo que te estén diciendo y no hagas oídos sordos. El nivel uno déjalo para tus momentos de meditación.

¿Qué hay para tu audiencia?

Recientemente tuve que presentar el mismo proyecto a dos colectivos diferentes ¿Dije lo mismo? ¿Cambié el mensaje central? ¿Utilicé la misma presentación?. Como imaginarás la respuesta es no.

 

Si bien es cierto que el mensaje central no debe modificarse en demasía, sí es fundamental adaptar nuestras presentaciones según a quién las dirijamos.

 

A continuación comparto unas ideas para hacerlo:

 

Preparar cada evento como si fuera único

 

Diseña cada presentación como si no tuvieras más, incluso te diría que comenzaras de cero. Obviamente, conforme la vayas construyendo aprovecha todo lo que realmente tenga sentido para esa "presentación única" que estás preparando.

 

Revisa con espíritu crítico lo que has preparado

 

Una vez hayas completado tu presentación, esto es, materiales, ejemplos, apoyos visuales... hazte la siguiente pregunta ¿Qué hay en ella para tu audiencia?. Respóndete sinceramente y modifica aquello que sea necesario.

 

Busca la conexión emocional

 

El mismo proyecto puede tener impactos diferentes para los distintos colectivos que están implicados en el mismo, por ejemplo, el nivel de cambios que les suponga. Piensa en cuál va a ser el posible encaje emocional para cada uno de ellos y gestiónalo. Una forma de hacerlo es explicar tu propia reacción hacia el proyecto y el cómo la resolviste.

 

Ejemplos a medida

 

No utilices siempre los mismos ejemplos o metáforas. Piensa en situaciones que conecten con la realidad específica de esa audiencia, tanto emocional como técnica. Esto mismo es aplicable a los apoyos audiovisuales que pudieras incluir.

¿Pero qué me estás pidiendo?

"Necesitamos un curso de ventas", "Ves pensando en la formación de los nuevos empleados", "Pídele que te explique el proyecto y prepara la formación" ¿Serías capaz de dar una respuesta formativa eficaz a estas demandas?.

Es algo frecuente que los departamentos de formación (o consultoras) recibamos demandas que no están claramente formuladas, ya sea porque nuestro interlocutor no esté muy orientado a ello, o bien porque el mismo hecho que las genera (vg un proyecto) todavía no esté definido, etc...

Para abordar estas situaciones tenemos  dos opciones con sus múltiples variantes: 

A.- "mirar hacia otro lado" y trabajar desde nuestra percepción de la demanda. 

B.- Trabajar con nuestro interlocutor en la definición de la demanda.

Si bien lo más cómodo es optar por la primera, la segunda suele dar mejores resultados.

Así pues, el reto es  sentarnos con nuestro cliente interno para conjuntamente dar forma concreta a su demanda, para lo que podemos:

* Preguntarle qué espera conseguir con esa acción formativa y ayudarle a definirlo de manera smart.

* Solicitar que defina qué tiene que hacer ese colectivo (conductas) y qué necesitan saber para llevarlo a cabo.

* Hablar de niveles de conocimiento (básico, medio, alto) tanto para la demanda como para el as is y definirlos de forma operativa.

* Diferenciar entre habilidades y conocimientos...

Actuar de esta forma no solo facilitará el trabajo de diseño de la acción formativa, sino que estaremos dando pasos firmes para consolidarnos como un verdadero business partner .

Campaña Electoral

¿Qué tiene que ver una campaña electoral con la formación? Dejando a un lado los diferentes estilos para llevarla a cabo y sus contenidos, en una campaña electoral se presentan propuestas, mensajes clave, se abren debates...  y todas ellas son potentes herramientas de aprendizaje. Así pues, introduce una "campaña electoral" como actividad a realizar en tu curso.

Divide al grupo en diferentes equipos. Cada uno de ellos representará o una parte del contenido, o un paradigma desde el que analizarlo, o el rol de uno de los agentes que forman parte de ese proceso (el cliente, la empresa...),  los que defiendan al nuevo sistema y al antiguo...   Como estarás ya imaginando deberán hacer campaña por aquello que representan.

En función del tiempo del que puedas disponer las tareas serán más o menos y de mayor o menor calado. Algunos ejemplos son:

1. Elaborar trípticos electorales. Lo que permitirá que se sinteticen los contenidos.
2. Crear un logo para el "partido". Ayuda a organizar mentalmente los conceptos.
3. Realizar un debate. Obliga a organizar ideas, autoconvencerse del propio punto de vista, escuchar al otro, modificar nuestro discurso en función de lo que plantea la otra parte...
4. Hacer un vídeo electoral. Además de analizar y relacionar conceptos o elementos para crear una historia, permite convertir a los teléfonos móviles en aliados.

innocence + experience

Pensando en la actual gira de U2, su nombre desvió el curso de mi reflexión hacia una disyuntiva con la que nos topamos a menudo al preparar un programa de formación ¿mezclamos a noveles y veteranos en un mismo grupo o hacemos dos grupos separados?.

Para dar respuesta a esta pregunta en primer lugar deberemos distinguir entre experiencia y nivel, entendiendo el nivel como el grado de conocimiento que se tiene sobre una temática (vg. básico, intermedio, avanzado...) y experiencia como el cuánto se han puesto en práctica esos conocimientos o habilidades. 

En líneas generales, si hablamos de nivel son más efectivos los grupos en los que el grado de conocimientos de los participantes es homogéneo. Por ejemplo, en un curso de excel llegaremos más lejos si la mayoría partimos de un nivel inicial similar.

Si nos referimos a experiencia, un grupo heterogéneo puede ser a priori más complicado de gestionar, pero bien conducido mucho más rico para los participantes. ¿Por qué?.

Una persona novel en una materia o actividad por un lado suele carecer de casuística (atribuible a las "horas de vuelo"), conocimientos operativos o visión histórica de porqués o cómos... lo que suele compensarse con nuevos paradigmas (en ocasiones más contemporáneos), ausencia de "vicios" y generalmente una mayor predisposición a "probar cosas". 

Alguien experimentado  en una materia o actividad dispone una amplia casuística (tanto en número como en tipo de experiencias), conocimiento sobre cómo actuar o llevar a la acción múltiples tareas, y una visión histórica que le permite entender porqué estamos ahora en "este punto" o revisar soluciones que en el pasado funcionaron o fracasaron. Por contra, su visión puede estar "lastrada" en el momento en que tuvo su despegue profesional,  el hecho de disponer de más automatismos no quiere decir que sean positivos, y además suele ser más resistente al cambio.

Así pues, podemos concluir que estos perfiles, si bien son diferentes, lejos de ser antagónicos son complementarios, lo que unirlos en un aula será productivo para ambos.

Eso sí, debemos tener en cuenta algunas consideraciones prácticas:

1.-  Asegurarnos que las diferencias se refieren a la experiencia y no al nivel (tal y como los hemos definido aquí).

2.- Configurar grupos realmente heterógeneos, es decir que haya una gradación en el nivel de experiencia de sus miembros, y no un 50% de noveles y un 50% de experimentados (en este caso se lo más probable es que se creen dos dinámicas paralelas en lugar de una única inclusiva).

3.- Programar dinámicas y mensajes integradores. Por ejemplo, si en la presentación alguien indica que es muy nuevo y que poco puede aportar, responder con ejemplos de aspectos que seguramente podrá sumar al grupo.

4.- Utilizar metáforas y/o ejemplos con referentes que sean comprensibles y significativos a ambos colectivos. Por ejemplo utilizar tanto casos concretos de la actividad en la que estamos inmersos, como analogías con la "vida cotidiana". 

Una de propina: Cuando estés buscando una idea para hacer una dinámica nueva y no se te ocurra, piensa en una película, título de canción, libro... y qué podrías hacer con él en un curso. Es lo que he hecho con este post.