El foco es el participante

En estas fechas muchas Compañías presentan sus Planes de Formación y todavía me sorprende lo que se puede leer en el apartado Objetivos de muchos programas o acciones formativas.

Dejando a un lado consideraciones como si son SMART o no, una de las cosas que más me sorprende es encontrar en la formulación del objetivo verbos como informar, entrenar, formar, mostrar, enseñar... cuyo foco está en el agente de la formación y no en el cliente de la misma.

Los objetivos de una acción formativa deben recoger los cambios que, como efecto de esa acción formativa, esperamos que se produzcan en los participantes de la misma, en otras palabras, qué podrán hacer (nuevo, de forma diferente, consolidada...) finalizado el programa.

Así pues, en el apartado Objetivos no es suficiente con que encontremos verbos de acción (señalar, describir, definir, completar...), sino que el sujeto de los mismas debe ser el participante y no nosotros.

Mapa de Objetivos

El truco de esta quincena está pensado tanto para conocer los objetivos de los participantes a nuestra acción formativa, como para comprobar si nos estamos acercando a los mismos y revisar los contenidos trabajados hasta un momento determinado.

En primer lugar y por grupos, los participantes definirán un objetivo a conseguir durante  el curso y elegirán una palabra para representarlo. Tras ello les preguntaremos (ahora a nivel individual) en qué punto se encuentran en este momento en relación con dicho objetivo y que también busquen una etiqueta que lo defina. A continuación cada grupo dibujará un mapa en el que ubicarán el objetivo común y el lugar en el que se encuentran cada uno de ellos de modo en que veamos representada la distancia entre la meta y su punto de partida.

Durante el curso visitaremos continuamente el mapa para comprobar si nos estamos acercando al objetivo y repasar contenidos. Para ello solicitaremos que ubiquen como hitos las diferentes ideas que van surgiendo en el curso. Para dinamizar esta parte de la actividad podemos introducir preguntas como: ¿Cuál sería el siguiente paso a dar? ¿Cómo podemos recuperar el camino? ¿Qué hace que nos alejemos del objetivo? ¿Qué ha permitido que estemos más cerca?

¿A qué hemos venido?

En ocasiones, las razones que han llevado a los participantes de un curso a asistir al mismo pueden diferir bastante de entre unos y otros e incluso alejarse de su supuesto objetivo. Conocerlas y gestionarlas resulta fundamental para el buen desarrollo de las sesiones.

Si sabemos (o tenemos la sensación) que en un grupo de formación nos vamos a encontrar con una situación como la descrita, podemos introducir las siguientes preguntas en la rueda de presentaciones o como ejercicio inicial (ya sea escrito, en grupos, individual...):

 1.- ¿Qué hacemos aquí? 

Con esta pregunta tan directa invitaremos a los participantes a que reflexionen  y compartan las razones o motivaciones que les han llevado a venir al curso y sus expectativas sobre el mismo.

2.-¿Es éste el foro adecuado?

Esta pregunta tiene como objetivo establecer el círculo de influencia en el que se sitúa la acción formativa. En otras palabras, en ocasiones, los participantes asisten a cursos con la idea de alcanzar unos objetivos que la formación tal vez no sea la mejor herramienta para conseguirlos. Reflexionar sobre mis objetivos y sobre dónde estoy puede ayudarme a no generar falsas expectativas.

3.-¿Qué podemos hacer desde aquí para alcanzar ese objetivo?

El hecho de que las motivaciones que hacen que una persona venga al curso no se ajusten a las que nosotros habíamos previsto (o consideremos óptimas), o que difieran entre los participantes, no quiere decir que desde el marco de nuestra acción formativa no podamos contribuir a darles respuesta en la medida que sea posible. Así pues, con esta pregunta estableceremos cómo podemos contribuir entre todos para satisfacer esas expectativas, qué está dentro del alcance del curso y qué debería tratarse en otro tipo de foro.

Conocer los objetivos

Es muy importante conocer cuál es el objetivo de los participantes del curso y enfocar su esfuerzo y el nuestro hacia su consecución.

La forma más sencilla de hacerlo es introducir en la rueda de presentaciones la pregunta ¿Cuál es tu objetivo para este curso? y anotar las respuestas en el papelógrafo. Esto también podemos hacerlo por equipos, y en ese caso cada grupo escribiría el suyo en una hoja.

Cuando cada participante o grupo explique su objetivo formularemos las preguntas ¿Cómo sabrás que lo has conseguido? y ¿Cómo lo sabré yo? lo que nos permitá revisar conjuntamente si su formulación es correcta. Podemos ayudarnos mostrando en pantalla o en una hoja de papelógrafo la explicación del acrónimo SMART (eSpecífico, Medible, Alcanzable, Realista, Temporal) y cotejando si los objetivos que han salido del grupo cumplen con esas características.

Tras ello, colgaremos las hojas con los objetivos bien formulados en un lugar visible y al final de cada jornada o sesión iremos a ella para revisar con el grupo si los estamos alcanzando o no.

Comenzar por el principio

Uno de los errores más habituales que cometemos a la hora de diseñar una nueva acción formativa es que no comenzamos por el principio y éste no es otro que definir sus objetivos.

¿Cómo podemos hacerlo? muy sencillo, antes de decidir cómo va a ser el curso, qué contenidos va a tener, qué ejercicios se realizarán... respón a las siguientes preguntas:

1.- ¿Para qué es el curso?

En el mundo de la empresa los motivos por los que se puede poner en marcha una acción formativa son múltiples y no siempre tienen que ver con la formación: para motivar, por cumplimiento de una normativa o compromiso, porque vamos a lanzar un nuevo procedimiento... Así pues, la primera incógnita que debemos despejar para diseñar una acción formativa es cuál es su propósito, ya que éste marcará el tipo de decisiones que tomaremos a continuación.

2.- ¿Qué quieres conseguir?

Una vez establecido el propósito debemos ir a lo operativo, es decir, definir qué cambios específicos esperamos conseguir como resultado de nuestra acción formativa. Aunque, parezca mentira, son legión los cursos a los que he asistido en los que estoy convencido de que esta pregunta no apareció en nigún momento del proceso de diseño.

3.-¿Cuál es el punto de partida?

Ya sabemos cuál es el propósito y hacia dónde vamos, solamente nos queda establecer el punto en el que estamos en este momento. Para ello podemos ser muy sofísticados (ayudándonos de métricas, utilizando cuestionarios...) o muy pragmáticos (planteando asunciones, hablando con personas clave) si bien es cierto que lo realmente importante es que de un modo u otro demos respuesta a la pregunta.

De mi experiencia extraigo que una vez que somos capaces de dar respuesta a estas tres preguntas el resto de pasos vienen solos (o casi) ¿Cuál es la tuya?