¿Qué hemos entendido?

Imagina la siguiente situación, estás durante un curso y percibes caras de que algo no se ha entendido. La reacción más frecuente a este hecho suele ser preguntar directamente ¿Hay algo que no se haya entendido? Si bien es cierto que puede funcionar, lo cierto es que, si pensamos en ello, tomamos varios riesgos al formularla:

 

1. Que nadie conteste porque cuesta reconocer que no se ha entendido algo.
2. Que, dado que hay algo que no se comprende, no se pueda explicar correctamente la demanda.
3. Que construyamos una respuesta desde la "no comprensión" y, por lo tanto, no sea la mejor opción.

Otra forma de gestionar estas situaciones es preguntar ¿Qué hemos entendido? lo que nos permitirá:

 

1. Establecer la línea base de dónde estamos realmente en relación al concepto que se está trabajando en ese momento.
2. Calibrar la distancia desde ahí al objetivo.
3. Construir la respuesta desde la integración específica que han hecho los participantes.
4. Gestionar los gaps de forma más eficiente.

Si las respuestas a nuestra pregunta coinciden con la descricipción correcta del concepto que está encima de la mesa en ese momento, podemos hacer una nueva pregunta a modo de control del tipo ¿Dónde está la dificultad relacionada con este tema? Lo que nos permitirá.

 

1. Valorar si hay aspectos que no han quedado del todo claros.
2. Evaluar resistencias a la hora de llevarlo a la acción.
3. Invitar a la transferencia de los contenidos.

¿Qué medimos?

 

Uno de los debates más extendidos dentro del mundo de la Formación está relacionado con las métricas a utilizar para valorar la acción implantada. ¿Es necesario medir la satisfacción? ¿Cómo la medimos? ¿Y el retorno de la inversión? ¿Utilizamos KPIs?.

 

Lo cierto es que la mayoría de herramientas de medición más utilizadas están relacionadas con la satisfacción de los participantes y en menor medida con la efectividad de la acción (si ha producido los cambios esperados) y/o el retorno de la inversión. Además, en la mayoría de ocasiones, la evaluación de la satisfacción tampoco se plantea con un indicador de carácter "universal" que permita comparar entre acciones distintas o se es autocomplaciente a la hora de establecer si, por ejemplo, un 7'5 de media es una buena nota o no.

 

Una forma de medir la satisfacción de la acción formativa y que salva las lagunas arriba descritas es la medición de los Promotores Netos (NPS). Su funcionamiento es muy sencillo, se trata de solicitar a los participantes que valoren de 1 a 10 en qué grado recomendarían el curso a otra persona.

 

Las puntuaciones se tabulan de la siguiente forma: Las valoraciones de 10 y 9 se consideran promotores, las valoraciones de 8 y 7 son neutros y el resto (6,5,4,3,2 y 1) detractores. Con esta tabla de referencia calcularemos el porcentaje de cada uno de ellos. El Indice de Promotores netos resulta de restar el porcentaje de detractores al de promotores.

 

 

Geografía (i)

Un elemento importante dentro del aula es la geografía y con ello me estoy refiriendo tanto a la configuración de la sala en sí (Forma de "U", cabaret, escuela...) como a la ubicación de los participantes en la misma o el movimiento que podamos generar. Hoy me centraré en los dos últimos aspectos.

La colocación de los participantes en la sala no solo nos da pistas sobre su actitud o el tipo de relación que tienen entre ellos, también nos permite gestionar aspectos muy importantes de las dinámicas que en esa geografía el equipo de aprendizaje establecerá. Veamos algunos ejemplos:

 

Sacar del área de confort.

Dicen los sajones que no pain no gain y lo cierto es que desde nuestra zona de confort es difícil que movilicemos grandes cambios en nuestras estructuras estándar de comportamiento. Así pues, uno de los objetivos que podemos alcanzar desde la geografía es el de facilitar que los participantes abandonen su área de confort. ¿Cómo? Permíteles que elijan el lugar donde quieran sentarse, normalmente elegirán una posición que para ellos sea cómoda, tanto en lo que a la ubicación se refiere como a los compañeros que tengan como vecinos. Una vez sentados en su zona de confort sólamente hay que cambiarles de sitio.

 

Gestionar estados.

Imagina estar ocho horas sentado en el mismo sitio, tienes muchos billetes para realizar un viaje astral en algún momento de ese intervalo. Para mantener al grupo activo gestiona el estado de sus miembros introduciendo movimiento. Así pues, ten previstas dinámicas que les hagan levantarse, caminar... En definitiva, que exista variabilidad no solo en el contenido sino también en la geografía.

 

Promover la diversidad de contactos.

Es frecuente que en un equipo de formación sus componenetes se relacionen más con aquellas personas a las que ya conocen lo que reduce el número de puntos de vista con los que se exponen. Cambia de vez en cuando la posición en el aula de tus participantes, promociona que se sienten y trabajen con personas diferentes para ampliar el mapa de contactos.

 

Divide y vencerás.

¿Y para los participantes difíciles? ¿Y si hay dos personas que están hablando todo el rato? ¿Y si uno quiere ser muy protagonista...? para situaciones de este tipo aplica el principio de divide y vencerás, con otras palabras, cambiale de ubicación, siéntale al lado de un "aliado", separa a aquéllos que están todo el rato hablando. Lo cierto es que funciona.

Aterrizando

Uno de los principales retos a los que nos enfrentamos al diseñar una acción formativa es el de que los contenidos conecten lo máximo posible con la realidad del participante y, por ende, que "compren" nuestra propuesta.

 

Algunas ideas para "aterrizar" contenidos son:

 

 

 

1.- Realizar entrevistas de pre-análisis.-

Una vez tengas una idea clara de las herramientas, ideas o técnicas a transmitir, entrevista a varios participantes tipo para cotejar su realidad, establecer los pesos de cada uno y descubrir cómo conectarlos con su día a día.

 

2.-Introducir como herramienta.-

En muchas ocasiones cuando queremos transmitir algún tipo de conocimiento o habilidad de forma monográfica ésta es percibida como algo teórico difícil de llevar a la práctica. Para este propósito resulta muy eficaz introducir la habilidad o conocimiento como una herramienta para poner en marcha un procedimiento que sí les sea cercano. Por ejemplo, si a un comercial le convocamos a un curso de asertividad es muy posible que lo perciba como algo ajeno a él. Si a esa misma persona le invitamos a un curso de "Cómo gestionar quejas en 4 pasos" e introducimos la asertividad como una herramienta para llevar a cabo uno de ellos el impacto será muy distinto.

 

3.-Busca un punto de inicio.-

Cuando tengas que implementar una secuencia genérica de actuación busca un punto de inicio en la actividad de tu público y utilízalo como anclaje para ese protocolo. Por ejemplo, si estás trabajando en un programa de Retención de clientes a partir de un modelo de acción, establece el inicio en un recibo devuelto o dos meses antes del vencimiento del servicio y desde ahí construye los pasos para cada uno de esos casos.

 

4.-¿Recetas?.-

Frecuentemente se debate sobre si es más potente explicar qués que no cómos (también conocidos como recetas). Sin entrar en dicha disyuntiva, mi experiencia me dice que la estructura de receta,  resulta muy útil para transmitir casi  cualquier tipo de conocimiento o habilidad de forma en que sea percibida por el participante como algo práctico.

Base de Recursos

En ocasiones, llegan a nosotros recursos muy válidos (ideas, dinámicas, artículos...)  que como en ese momento no vamos a utilizar caen en el olvido e incluso corremos el riesgo de echarlos de menos cuando sí estemos trabajando en proyectos en los que pudieran encajar.

 

Para evitarlo resulta muy útil invertir un poco de tiempo en diseñar y alimentar una base de recursos y/o contenidos a la que podamos recurrir cuando estemos trabajando en un nuevo proyecto. En este sentido, la herramienta que decidas utilizar para crearla (excel, access...) es algo secundario, si bien es cierto que los campos que incluyas sí son importantes para una correcta explotación.

 

En mi caso trabajo con dos bases independientes, una sobre recursos didácticos y otra sobre material para contenidos (artículos, documentos...). En ambos casos, el sistema elegido para gestión de la información es la utilización de referencias para localizar el documento original, con otras palabras, en la base de datos no transcribo su contenido, sino que incluyo una referencia de dónde está archivado.

 

La base se vertebra en una serie de campos que me resultan de utilidad:

1.  Título del artículo o dinámica
2.  Posible explotación (vg. apertura de curso, manejo de objeciones...)
3.  Referencia de localización.
4. En qué cursos ya la estamos utilizando.

Cuando estamos trabajando en un nuevo curso y nos encontramos faltos de ideas, sólamente tenemos que abrir la base de datos, filtrar por el campo Posible explotación y seleccionar el recurso adecuado.

 

El azar dirige

¿Por qué no dejar que sea el destino quién decida? ¿Quién dijo que las decisiones importantes no se pueden tomar lanzando una moneda al aire? El azar es un elemento que puede ayudarnos a dinamizar una actividad, romper el hielo, trabajar diferentes perspectivas.... Hoy me tomo la licencia de explicar cómo mis amigos de la consultora Focus Inside han hecho del azar una herramienta muy útil para prácticar una técnica o habilidad.

 

¿Cómo? dispón de un cubo de cartulina en el que en cada cara del mismo haya escrita una actitud, perfil, adjetivo... (por ejemplo, tímido, irónico, agresivo...) . Cada participante pondrá en práctica dos veces la técnica que se haya trabajado, por ejemplo, un cierre comercial. Antes de su primer ensayo lanzará el dado, y deberá "interpretar" la técnica desde el prisma que el azar ha decidido. En la segunda práctica el participante llevará a escena "su mejor versión" de la tarea encomendada.

 

Desde mi punto de vista, el introducir el elemento azar del modo presentado nos aporta varios beneficios:

 

1. Por su originalidad e incerteza, se convierte en un elemento dinamizador.
2. Permite experimentar papeles o prespectivas diferentes para una misma tarea.
3. Facilita trabajar de forma directiva sin las desventajas de "imponer" directamente un papel.
4. Quita presión al momento de poner en escena "su mejor versión" ya que ha podido ensayar con una dificultad adicional.

Por cierto, si, como en mi caso, no eres muy bueno/a construyendo cubos, siempre puedes optar por utilizar tarjetas u otros elementos de más fácil construcción.

¿Y después qué...?

Imagina la siguiente situación, formas parte del Departamento de Formación de una empresa y te encomiendan diseñar el entrenamiento para la puesta en marcha de un proyecto cumpliendo unas premisas económicas y temporales. Preparas un plan de acción, se aprueba y desde ese momento ocupa un lugar en la presentación del proyecto, concretamente integrado en el cronograma. ¿Qué interpretan la mayoría de mandos de tu organización al ver dicha slide?

 

Las interpretaciones pueden ser muchas, si bien es cierto que una que seguro que formará parte de la lista es "A partir del día en que termina la formación todo el mundo está preparado para trabajar siguiendo el nuevo modelo" ¿Hemos incluido todas las acciones posibles para cumplir con esta expectativa?.

 

Independientemente del grado de sofisticación al que podamos optar en función del preuspuesto, cultura organizativa... sí es obligación del Departamento de Formación plantearse la pregunta ¿Y después de los cursos qué? para incluir en nuestra propuesta acciones "más allá del aula" que faciliten la transferencia de los conocimientos o habilidades trabajadas.

 

Píldoras en formato rapid eLearning, acciones de mentoring o modelaje, reuniones de mejores prácticas o entrevistas de seguimiento (personales o telefónicas), son algunos de los recursos de los que podemos disponer para esta misión.