Ser específico

¿A cuántas presentaciones has asisitido en que se ha hablado de tantas cosas que al final has tenido la sensación de que no se ha planteado nada? Una de las más frecuentes patologías por las que una presentación perece es la Exhaustividad, y esto en cualquiera de sus dos vertientes: exponer demasiados aspectos de carácter heterogéneo y/o llegar a un nivel de detalle excesivo.

 
Así pues, uno de los elementos clave para realizar una presentación eficiente es la de ser específico, esto es, tratar un número reducido de temas (cuanto menos mejor) y hacerlo con un nivel de detalle suficiente para alcanzar el objetivo, evitando todo aspecto que nos desvíe ni tan solo un milímetro de su consecución.
 
Para ello puedes seguir los siguientes pasos:
 

1. Define de forma precisa los objetivos de la presentación.
2. Revísalos, valora si hay algún elemento prescindible y suprímelo.
3. Construye la lista de contenidos necesarios para alcanzar el objetivo.
4. Revisa la lista y elimina aquéllos que no nos acercan al objetivo.
5. Desarrolla los contenidos siguiendo la misma secuencia de revisión-supresión.

¿Qué hay para mi público?

Una de las situaciones a las que debemos dar respuesta como formadores es la de realizar algún tipo de presentación (vs formación) ya sea sobre un producto, proyecto o cualquier otra temática. ¿Debería ser muy diferente a cómo planteamos otro tipo de sesión formativa?

El pasado año tuve la fortuna de participar en un entrenamiento en presentaciones eficaces impartido por una persona de reconocido prestigio a nivel internacional. Durante las sesiones trabajamos 7 principios clave que toda presentación debería tener y que me gustaría compartir  en las próximas entregas de Trucos de Formadores. 

El primero de ellos es Enfocarnos en nuestro público. Parece obvio ¿no es así? pero pensad por un momento a cuantas presentaciones habéis asistido cuyo tema a prioiri os interesaba y que durante el transcurso de las mismas la siguiente frase llenaba vuestros pensamientos: ¿qué hago yo aquí?.

Si bien es cierto que el objetivo o temática de una presentación tienen una inflencia muy directa en el menasaje. también lo es que la forma de transmitirlo, los ejemplos, las palabras, pueden adaptarse a las características de nuestra audiencia para que llegue a ellos y sin que eso altere nuestra intención inicial.

Así pues, cuando prepares una presentación, ten en cuenta los siguientes aspectos:

1. Quién es nuestro público (para cada una de las sesiones).
2. Cómo le impacta la temática/objetivo de la presentación.
3. Ejemplos que tengan que ver con su realidad.
4. Imágenes que tengan que ver con su día a día.

¡¡ Magia !!

Imagina que necesitas introducir en tu sesión de formación algo breve, que genere expectación y que permita terminar con una metáfora o estructura potente para anclar la idea clave que deseas transmitir. ¿Por qué no un truco de magia?

 

En nuestros últimos cursos estamos introduciendo números de mentalismo para mostrar que seguir nuestra intuición a nivel comercial es muy útil y cuyo riesgo tiende a cero dado que, de no ser acertado lo que nos decía nuestro olfato, al menos hemos encontrado una línea de argumentación que deberíamos evitar a la hora de presentar el producto.

 

También utilizamos el truco de unir dos clips que estaban separados simplemente estirando de los extremos de un billete para ilustrar que para conseguir el dinero es imprescindible unir nuestra propuesta con las necesidades del cliente.

 

Ambas experiencias funcionan, así que, busca en internet trucos de magia (hay multitud de ellos, algunos requieren mucha habilidad, otros menos y muchos ninguna) aprende un par, añade una metáfora potente y llena de magia el aula.

 

Para despedirme agradezco vuestra comprensión por el hecho de que comparta mis trucos de formador y no los de mago.

Emoción y Compromiso

El cómo cerremos un curso es una de las claves para que todo lo que hayamos trabajado durante el mismo tenga sentido y se pase a la acción. Se trata de un momento en el que crear un clima positivo, incluso de cierta euforia, resulta imprescindible para lograr eso a lo que llamamos retorno. 

 

Existen muchas forma de hacerlo, con un juego, con la entrega de diplomas o premios, resolviendo una última tarea... con mi equipo hemos explorado múltiples opciones de cierre y ha sido este año cuando hemos dado con una fórmula que conjuga lo que para nosotros son los elementos clave: emoción y compromiso.

 

Solicita a los participantes que formen un círculo en la sala con sus sillas e intégrate en él como uno más. Indica que es un momento muy importante, agradece el esfuerzo colectivo y a partir de ahí repite con cada uno de los participantes la siguiente secuencia:

 

1.- Pregunta qué se ha llevado del curso.

 

Invita a reflexionar sobre lo que se ha puesto encima de la mesa y que destaque qué se lleva personalmente. Si has abierto el curso con alguna dinámica para conocer sus expectativas recuerda lo que dijeron entonces. En este punto es importante que las respuesas sean concretas, tangibles y no sensaciones etéreas. Para ello utiliza instrucciones del tipo "De todo eso, dime al menos una cosa específica" o "Muy bien, ¿Puedes darme ahora algo que pueda tocar?".

 

2.- Ensalza una cualidad del participante.

 

Mírale a los ojos y comúnicale de forma honesta alguna cualidad o competencia que destacarías del participante y que se haya podido observar durante las sesiones. Para ello es imprescindible que desde el mismo inicio del curso observes las virtudes de cada componente del grupo y vayas tomando nota de ellas (todos tenemos algo bueno, sólamente hay que buscarlo). Vas a comunicarle qué te llevas de él o ella, por lo que para que tenga efecto tendrás que ser específico, que lo pueda tocar. Utiliza fórmulas como "Yo también me voy a llevar algo de tí..." o "Permíteme que te robe un poco de tu..." y acompáñalo de comportamientos o respuestas de esa persona que ejemplifiquen la cualidad que estás destacando.

 

3.- Proponle un reto.

 

Ponle "deberes", ya sea en forma de una acción concreta, un pequeño cambio o simplemente que reflexione al final de un día sobre cómo ha actuado en referencia a lo que hemos trabajado durante el curso y que comparta contigo esta reflexión ya sea por email o mediante una llamada. En este punto puedes ser directivo o solicitar al participante que se plantee su propio reto. Ayúdale a que sea algo específico y tras ello reformula el compromiso  y pregúntale ¿Cómo sabremos que lo has hecho?. Una vez cerrado el reto solicita un aplauso de reconocimiento.

 

 

 

¿Revisas o Re-explicas?

Muchas sesiones de formación se inician con un repaso de contenidos vistos en sesiones o cursos anteriores que constituyen una verdadera "clase magistral exprés". ¿Estamos revisando realmente los contenidos? ¿Nos ayuda a estar más cerca de provocar cambios en los participantes?.

 

Revisar lo que se ha trabajado durante un curso (o en cursos anteriores) resulta fundamental para:

1. Comprobar si nuestra comunicación es efectiva.
2. Verificar el grado de aceptación de lo que proponemos.
3. Integrar los contenidos en el cuerpo de conocimientos de cada participante.

En mi opinión, volver a explicar algo no es la mejor forma de alcanzar esos objetivos, por lo que no la considero una herramienta de revisión. Permitidme compartir qué es y qué no es revisar:

 

Revisar no es que el formador repita de nuevo los contenidos trabajados hasta un momento determinado, revisar es que el participante contacte conscientemente de nuevo con ese contenido.

 

Revisar no es facilitar la memorización a través de la repetición u otras técnicas, revisar es crear un espacio para que el participante pueda transformar e interiorizar el contenido .

 

Revisar no es estar expuesto a un estímulo, revisar es tener la oportunidad de trabajar de nuevo un contenido del curso.

¡¡ Movimiento !!

Ocho horas sentado con una pausa para café y otra para la comida como única tregua no hay posadera que lo resista ni cerebro que no se rinda al viaje astral. Para evitarlo y conseguir un grupo continuamente activado introduce el movimiento en tus sesiones. Aquí tienes tres ideas para hacerlo:

1.-Cambio de compañeros.

Ya sea en la clásica "U" o en un montaje tipo "cabaret" cambia de vez en cuando la ubicación de los participantes. Además de gestionar su estado psicofísico mediante el movimiento, enriquecerás las sesiones al permitir que se relacionen y trabajen con el máximo número de personas (y puntos de vista) diferentes.

2.-Cambio de espacio.

En algún ejercicio, momento para revisar lo visto o para manifestar opiniones cambia de espacio físico por completo, esto reactivará al grupo. ¿Cómo hacerlo? salid a un jardín o espacio colindante a la sala, que cada participante tome su silla y formad un círculo (aunque tengáis que mover mesas)... Mira las instalaciones de las que dispones y no te pongas límites.

3.-Tests dinámicos.

Piensa en cualquier ejercicio de preguntas con alternativas de respuesta que tengas preparado para tus sesiones y en vez de responderlo en papel o a mano alzada hazlo con movimiento. Que todos los participantes a la sesión se pongan de pie en la sala, formula la pregunta indicando que los que crean que la respuesta es "Sí" vayan a un lado y que los que crean que es "No" vayan a otro (si hay más alternativas ofrece una ubicación para cada una de ellas). Una vez se hayan dirigido al lugar reservado para su alternativa, verás perfectamente la "gráfica" de respuestas de tu grupo. A partir de ahí puedes introducir más acción mediante preguntas ¿Qué te ha llevado venir a este lado? ¿Qué le dirías a los que están allí? ¿Puedes convencer a alguien de que venga aquí?

Ponle precio

Aquí os presento una dinámica que al mismo tiempo nos sirve tanto para repasar contenidos así como para ver en qué medida ha "encajado" en los participantes.

Distribuye por el aula imágenes, objetos o tarjetas que representen diferentes conceptos que se hayan trabajado durante el curso. Tras ello entrega a cada participante o por grupos etiquetas con diferentes precios marcados.

¿Has descubierto de qué se trata? ¡Exactamente! la tarea consiste en atribuir un precio a cada uno de los conceptos trabajados para descubrir qué se ha considerado más valioso, qué menos, las razones del porqué de ese precio, etcétera...