Base de Recursos

En ocasiones, llegan a nosotros recursos muy válidos (ideas, dinámicas, artículos...)  que como en ese momento no vamos a utilizar caen en el olvido e incluso corremos el riesgo de echarlos de menos cuando sí estemos trabajando en proyectos en los que pudieran encajar.

 

Para evitarlo resulta muy útil invertir un poco de tiempo en diseñar y alimentar una base de recursos y/o contenidos a la que podamos recurrir cuando estemos trabajando en un nuevo proyecto. En este sentido, la herramienta que decidas utilizar para crearla (excel, access...) es algo secundario, si bien es cierto que los campos que incluyas sí son importantes para una correcta explotación.

 

En mi caso trabajo con dos bases independientes, una sobre recursos didácticos y otra sobre material para contenidos (artículos, documentos...). En ambos casos, el sistema elegido para gestión de la información es la utilización de referencias para localizar el documento original, con otras palabras, en la base de datos no transcribo su contenido, sino que incluyo una referencia de dónde está archivado.

 

La base se vertebra en una serie de campos que me resultan de utilidad:

1.  Título del artículo o dinámica
2.  Posible explotación (vg. apertura de curso, manejo de objeciones...)
3.  Referencia de localización.
4. En qué cursos ya la estamos utilizando.

Cuando estamos trabajando en un nuevo curso y nos encontramos faltos de ideas, sólamente tenemos que abrir la base de datos, filtrar por el campo Posible explotación y seleccionar el recurso adecuado.

 

El azar dirige

¿Por qué no dejar que sea el destino quién decida? ¿Quién dijo que las decisiones importantes no se pueden tomar lanzando una moneda al aire? El azar es un elemento que puede ayudarnos a dinamizar una actividad, romper el hielo, trabajar diferentes perspectivas.... Hoy me tomo la licencia de explicar cómo mis amigos de la consultora Focus Inside han hecho del azar una herramienta muy útil para prácticar una técnica o habilidad.

 

¿Cómo? dispón de un cubo de cartulina en el que en cada cara del mismo haya escrita una actitud, perfil, adjetivo... (por ejemplo, tímido, irónico, agresivo...) . Cada participante pondrá en práctica dos veces la técnica que se haya trabajado, por ejemplo, un cierre comercial. Antes de su primer ensayo lanzará el dado, y deberá "interpretar" la técnica desde el prisma que el azar ha decidido. En la segunda práctica el participante llevará a escena "su mejor versión" de la tarea encomendada.

 

Desde mi punto de vista, el introducir el elemento azar del modo presentado nos aporta varios beneficios:

 

1. Por su originalidad e incerteza, se convierte en un elemento dinamizador.
2. Permite experimentar papeles o prespectivas diferentes para una misma tarea.
3. Facilita trabajar de forma directiva sin las desventajas de "imponer" directamente un papel.
4. Quita presión al momento de poner en escena "su mejor versión" ya que ha podido ensayar con una dificultad adicional.

Por cierto, si, como en mi caso, no eres muy bueno/a construyendo cubos, siempre puedes optar por utilizar tarjetas u otros elementos de más fácil construcción.

¿Y después qué...?

Imagina la siguiente situación, formas parte del Departamento de Formación de una empresa y te encomiendan diseñar el entrenamiento para la puesta en marcha de un proyecto cumpliendo unas premisas económicas y temporales. Preparas un plan de acción, se aprueba y desde ese momento ocupa un lugar en la presentación del proyecto, concretamente integrado en el cronograma. ¿Qué interpretan la mayoría de mandos de tu organización al ver dicha slide?

 

Las interpretaciones pueden ser muchas, si bien es cierto que una que seguro que formará parte de la lista es "A partir del día en que termina la formación todo el mundo está preparado para trabajar siguiendo el nuevo modelo" ¿Hemos incluido todas las acciones posibles para cumplir con esta expectativa?.

 

Independientemente del grado de sofisticación al que podamos optar en función del preuspuesto, cultura organizativa... sí es obligación del Departamento de Formación plantearse la pregunta ¿Y después de los cursos qué? para incluir en nuestra propuesta acciones "más allá del aula" que faciliten la transferencia de los conocimientos o habilidades trabajadas.

 

Píldoras en formato rapid eLearning, acciones de mentoring o modelaje, reuniones de mejores prácticas o entrevistas de seguimiento (personales o telefónicas), son algunos de los recursos de los que podemos disponer para esta misión.

 

Cuenta Historias

Todos aquellos que tengáis hijos seguramente habréis vivido la siguiente situación: comenzar a explicar un cuento que hace décadas que no escucháis y como por arte de magia tomar el hilo principal del relato y ser capaces de transmitirlo. ¿Cómo podemos recordar algo que estaba ahí inactivo y a veces olvidar cosas que nos han explicado hace un minuto? El truco está en la estructura de historia con la que se ha transmitido.

Un cuento tiene una estructura muy sencilla y al mismo tiempo potente que sigue el esquema clásico de presentación, nudo y desenlace. Además incluye personajes con una carga emocional determinada (los buenos, los malos...) y el aderezo del suspense. Todo ello junto hace que la historia transmitida quede grabada casi de inmediato en nuestro cerebro y de forma casi permanente.

¿A qué viene todo esto? muy sencillo, si consigues dar a tu presentación una estructura similar a la que tienen los cuentos infantiles, y le sumas el modo en que nos los explicaban (transmitiendo emociones, haciendo preguntas del tipo ¿sabéis lo que pasó?, interpretando los personajes...) conseguiras no solo captar la atención de tu audiencia, sino que también que el mensaje tenga mayor impacto y, por lo tanto, perdure.

Ser emocional

Todas las recetas tienen un ingrediente clave que aporta la esencia de ese plato y que en su ausencia nuestra experiencia gastronómica se convierte en una simple acción de repostar. Para una presentación ese condimento no es otro que el ser emocional.

Seguro que recuerdas presentaciones en las que, estando alineado con el mensaje, te han dejado un poco frío porque no transmitían emoción alguna. ¿Tienes en cuenta este aspecto a la hora de preparar o realizar tu presentación?.

Si bien es cierto que en ocasiones está muy ligado a ello, ser emocional va más allá de transmitir con energía. Cualquier mensaje a comunicar lleva implícita una emoción ligada al mismo más allá de su letra y que debemos también trasladar a nuestro auditorio. Por ejemplo, el tipo de emoción ligada a la explicación de una misma anécdota personal es diferente en un homenaje, en la presentación de un proyecto o en un funeral.

 

Algunos consejos para introducir la emoción en nuestras presentaciones:

 

1. Cuando establezcas el objetivo de la presentación reflexiona sobre el tono emocional de la misma.
2. Haz tuya esa emoción, alinéate con ella, sientela como propia.
3. Ensaya, deja fluir las palabras y movimientos que ese tema y objetivo te generan.
4. Utiliza un tono y gesto alineado con el objetivo.
5. Incluye anécdotas e interjecciones en tu presentación.
6. Cuidado con sobreactuar, se trata de transmitir no de interpretar.

Factor Sorpresa

Uno de los elementos que más potencia pueden dar a una presentación es el de introducir algo inesperado ya sea en las formas, materiales, o las palabras elegidas. ¿A quién no le gusta una buena sorpresa?
 

 Cuando asistimos a un a presentación solemos tener unas expectativas bastante definidas de lo que va a ocurrir. Quién va a hablar, qué va a decir, incluso podemos aventurarnos al cómo va a hacerlo. Así pues, el intruducir un elemento que rompa con ese patrón preestablecido contribuirá tanto a que la audiencia se enganche como al impacto del mensaje.

¿Cómo hacerlo? A continuación te apunto algunas ideas:

Actitud transgresora. Piensa en las presentaciones estándar que se realizan en tu contexto y planteate un objetivo: cambiarlas. ¿Hasta que punto? depende del contexto, algunos foros te permitirán ser más transgresores y en otros más vale no pasarse de frenada porque el impacto podría ser diferente al esperado. Eso sí, cuando pienses en qué hacer no te pongas límites, deja la tijera para más tarde.

Diapositivas sorprendentes. Cada organización otorga un  mayor o menor grado de libertad a la hora de preparar una presentación corporativa (estructura, plantilla, imagen corporativa...). Aprovecha el grado de libertad del que dispongas para intorducir elementos sorprendentes respetando las reglas esenciales. Por ejemplo, reduce la cantidad de texto escrito, sustituye frases por imágenes, cambia afirmaciones por preguntas...

Introduce actividades. Normalmente una presentación suele pecar de unidireccional con un turno de preguntas como única licencia al diálogo. Este es el punto en el que más puedes sorprender y con más probabilidades de impactar a tu audiencia. En función del contexto, introduce algún tipo de dinámica, ejercicio, demostración... que permita a tu público participar. Algunas ideas menos transgresoras para introducir acción a la presentación es formular preguntas directamente a la audiencia, hacer una encuesta a mano alzada, entregar algún tipo de gadget durante la presentación (vg targeta con los puntos clave), o construir las conclusiones en grupo.

 

Todo en su justa medida. Como decía al hablar de la actitud transgresora, si bien es cierto que nuestro objetivo es causar un impacto, también lo es que queremos hacerlo en positivo. Así pues, una vez te has dado toda la libertad a la hora de pensar en qué hacer, antes de llevarlo a la práctica conviene visualizar cómo sería el resultado y realizar los ajustes necesarios a la idea original para no convertirnos en kamikazes.

Ser creíble

En las entradas anteriores apuntaba como elementos clave a la hora de preparar una presentación el ser específico y el tener en cuenta nuestra audiencia. Hoy os presento el tercero: Ser creíble.

Imaginad a alguien presentando las bondades de un proyecto o una nueva aplicación y que duda, se contradice o, simplemente, parece no creerse lo que está diciendo ¿Comprariáis la idea?. Aunque parezcamentira muchos proyectos han muerto en este punto.

Así pues, para ser eficaces en nuestra presentación debemos irradiar veracidad, y esto se articula mediante dos palancas: creer en el mensaje y trasmitirlo de forma segura. Algunos consejos para conseguirlo:

1. Empieza por comprar tú el proyecto. Piensa en sus beneficios, en lo que puede aportar, en lo que nos va a ser útil en relación a cómo actuábamos hasta la fecha.
2. Busca ejemplos concretos de sus puntos fuertes e inclúyelos en el mensaje.
3. No eludas aquellos puntos en los que dudas. Analízalos y dales la vuelta.
4. Enfréntate a tu propia resistencia al cambio.
5. Trabaja la presentación, ensáyala y visualízala hasta que te convenzas a tí mismo.
6. Piensa en dudas que podrían surgir a tu audiencia y prepara respuestas, te ayudará a estar más seguro.
7. Pon especial atención al lenguaje no verbal.